PRIVACYVERKLARING
Versie 1.1 - 30.03.2023

Dit is de privacyverklaring (hierna de "Privacyverklaring") van ATLASS DIGITAL BV, en elke medewerker verbonden aan ATLASS DIGITAL BV.

Via deze Privacyverklaring wensen wij jou zo goed als mogelijk te informeren over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Onze Privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen ons enerzijds en onze klanten, leveranciers, partners en prospecten.

1. Waarom worden uw gegevens verwerkt? Verwerkingsgronden.

A. Wettelijke  verplichting:

Om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van wettelijke en administratieve verplichtingen, waaronder fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

Deze opsomming is niet limitatief en kan onderhevig zijn aan veranderingen.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst:

Pre-contractuele fase:

• Contacteren, reageren op een verzoek, onderhandelen;

• Verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst;

• Opmaken van overeenkomsten;

Contractuele fase:

• Cliëntenbeheer

• Leverancierbeheer

• Uitvoeren van onze dienstverlening en de opdracht gegevens door de klant 

C. Gerechtvaardigd belang:

Verdedigen van de belangen van onze klanten, maar ook voor andere gerechtvaardigde belangen die wij of onze klanten, leveranciers of andere derden kunnen hebben bij het verwerken van de persoonsgegevens.

Het versturen van een nieuwsbrief naar bestaande klanten.

Het garanderen van de veiligheid van zowel de persoonsgegevens die wij verwerken als van onze onderneming.

 D. Toestemming:

Het versturen van een nieuwsbrief naar niet-klanten.

Het plaatsen van testimonials op de website.

Het gebruiken van foto's op onze website en sociale media pagina's.

Het gebruik van cookies (zie cookie policy voor meer details).

1. Om welke gegevens gaat het?

Er worden persoonsgegevens verzameld. 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens…

Als marketing agentschap verzamelen en verwerken wij verschillende categorieën van persoonsgegevens, zoals onder meer identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, etc…. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op jou in jouw hoedanigheid van klant of leverancier van ons kantoor, maar ook op jou als zakelijke relatie van één van onze klanten.   Een concrete opsomming geven van alle persoonsgegevens die verwerkt worden is niet mogelijk. Afhankelijk van elk dossier zullen namelijk steeds andere gegevens verwerkt worden.   

De volgende lijst is dan ook louter illustratief en niet exhaustief:   

Algemene persoonsgegevens:  

- Voor- en achternaam

- Adresgegevens

- Ondernemingsnummer

- Telefoonnummer

- E-mailadres

- Overige persoonsgegevens die u ons verstrekt of die ons verstrekt worden door derde partijen binnen de uitoefening van onze opdracht.

Mogelijks verwerken wij in het kader van onze aangeboden diensten volgende gevoelige persoonsgegevens:

- financiële gegevens zoals bankrekeningnummer... 

Mogelijks verwerken bij in het kader van onze aangeboden diensten bijzondere persoonsgegevens:  

- persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 

Wij verzamelen en verwerken zowel persoonsgegevens die rechtstreeks door jou aan ons worden verstrekt, als gegevens die wij via een andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron, bekomen. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking of zgn. "profiling".

Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op het bereiken van verschillende doelen, waaronder het voeren van onze algemene en financiële administratie, het beheer van ons klanten- en leveranciersbestand, het verschaffen van een correcte dienstverlening en de goede uitvoering van onze overeenkomsten. 

ATLASS DIGITAL BV draagt dataminimalisatie hoog in het vaandel en zal er op toezien dat niet meer gegevens dan nodig worden verwerkt.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is ATLASS DIGITAL BV.   

Contactgegevens:

Hoekestraat 25, 8300 KNOKKE-HEIST

Telefoon: 0472 69 73 53

e-mail: manon@atlassdigital.be  

Wij beschouwen het recht op privacy als een van de meest fundamentele rechten en stellen daarom alles in het werk om jouw privacy optimaal te beschermen. Wij handelen in overeenstemming met de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna ook de "GDPR") en met deze Privacyverklaring. 

1.4. Hoe worden uw gegevens verwerkt? 

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons. Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.

De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU of binnen de grenzen van een land dat passende waarborgen biedt ingevolge een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 GDPR. Om haar diensten te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.

Eveneens kunnen in het kader van de uitvoering van de contractuele opdracht gegevens gedeeld worden met overheidsinstanties, gegevensbeschermingsautoriteit,….

Als uw gegevens gedeeld moeten worden voor de verwerking/opvolging van de opdracht, gebeurt dit via een beveiligd elektronisch systeem voor informatie-uitwisseling of enige andere applicatie.

Wij verwerken persoonsgegevens die rechtstreeks door u aan ons worden verstrekt, evenals gegevens die wij via een andere weg, zoals een openbare bron of een andere partij in een dossier bekomen.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat de Verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. De Verwerkingsverantwoordelijke zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

1.5.  Hoe lang houden wij jouw persoonsgegevens bij?

Wij houden jouw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Zo hebben wij er belang bij jouw persoonsgegevens te bewaren zolang wij burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden. 

Eenmaal uw dossier werd afgesloten, worden uw gegevens 10 jaar bewaard inclusief boekhoudkundige documenten.

1. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

De medewerkers van ATLASS DIGITAL BV hebben toegang tot deze gegevens om de opdracht te kunnen uitvoeren. 

1. Veiligheidsmaatregelen

ATLASS DIGITAL BV heeft veiligheidsmaatregelen genomen die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Het kantoor past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.

Hierbij werd bijzondere aandacht besteedt aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van end-to-end encryptie, two-factor-authentication en een streng wachtwoordmanagement. We zetten in op awareness van onze medewerkers, onder meer door specifieke opleidingen en training tegen phishingaanallen.

In geen geval kan ATLASS DIGITAL BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

1. Wat zijn uw rechten als cliënt?

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat ATLASS DIGITAL BV met uw persoonsgegevens maakt.

1.  Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ATLASS DIGITAL BV. Daarnaast heeft u steeds het recht om ATLASS DIGITAL BV te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

1.8.2. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dit geval hoeft u zelfs geen reden op te geven.

1.8.3. Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om de persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan ATLASS DIGITAL BV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

1.8.4. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

1.8.5. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door ATLASS DIGITAL BV te contacteren, hetzij per e-mail naar manon@atlassdigital.be, per post naar ATLASS DIGITAL BV, Hoekestraat 25, 8300 KNOKKE-HEIST of door gebruik te maken van het contactformulier “Contact us” op de Website, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een soortgelijk document aan de hand vanwaar u kan geïdentificeerd worden. De doorgestuurde gegevens zullen uiteraard enkel gebruikt worden om u te identificeren en zal daarna gewist worden.

1.8.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door ATLASS DIGITAL BV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

 1.8.7 Recht om klacht in te dienen

U over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be.

1. Welke uitzonderingen bestaan er op mijn rechten als cliënt?

Uw recht om geïnformeerd te worden geldt niet wanneer u reeds over deze informatie beschikt (of redelijkerwijze kon beschikken), indien deze gegevens vertrouwelijk moeten blijven of wanneer het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen voor het kantoor.

Uw recht om uw gegevens aan te passen en/of te verwijderen geldt niet wanneer een wettelijke verplichting ATLASS DIGITAL BV noopt tot het bewaren van deze gegevens of wanneer de gegevens nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

1. Wijzigingen

De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan gebruikers op deze pagina. We raden u aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt aangegeven. 

Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker deze website niet verder te gebruiken. Hij kan de Verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacybeleid van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke over gebruikers heeft opgeslagen.